Важные комментарии к обновлению 1.8.32.Х. Часть 1

Автор: Гранишевский Олег .

Данную серию статей мы начнем с подробного рассмотрения темы отчетов, что ранее было лишь кратко обозначено в анонсе:

* Переработаны и улучшены текущие 4 отчета.
+ Добавлен новый сводный отчет (только для PRO): Реализация ТМЦ.
+ Добавлен новый сводный отчет (только для PRO): Реализация на оборудовании.
+ Добавлен функционал выбора исполнителя непосредственно для каждой дополнительной работы.

Последняя строка упоминает новую опцию, которая тесно связана с «отчетной» деятельностью. Но об этом позже. А сейчас в качестве справки следует напомнить с какого момента будут показывать корректные данные все отчеты. Имеется ввиду - какую дату следует указывать в качестве начала периода (НП) в фильтре сверху:

  1. Все сводные отчеты функционируют с самого начала работы с базой.
  2. Отчет: Платежи по заказам - с момента установки обновления 1.6.9.91 *.
  3. Отчет: Компоненты по исполнителям и статусам - с самого начала работы с базой, однако данные по суммам выполненных доп.работ - с момента установки обновления 1.8.32.Х.
  4. Отчет: Субподрядные компоненты - с момента установки обновления 1.2.22.35 *.

* Примечение: Если установка этих обновлений была пропущена, рассматривайте с момента установки более старшего апдейта.

Теперь перейдем к самым актуальным вопросам, часто задаваемым нам по почте и в скайпе. Сегодня речь пойдет о том, каким образом можно вести учет труда исполнителей. В большинстве случаев, для решения данной задачи нам поможет улучшенный...

Отчет: Компоненты по исполнителям и статусам

Однако, чтобы корректно его использовать, необходимо знать некоторые тонкости настройки, а также соблюдать несколько правил:

Правило 1: Менеджерам следует использовать передачу задач через ПО УМНЫЕ ЦИФРЫ в Коммуникатор. Таким образом реализуется механизм фиксации исполнителей, а также даты\времени статусов компонентов.
Правило 2: Менеджерам надлежит также следить за установкой статусов заказов, поскольку это имеет значение при фильтрации. Частично этот вопрос решается автоматически при помощи модуля Бухгалтерии, однако, статусы идущие после статуса «ПРОИЗВОДСТВО» необходимо устанавливать вручную!
Правило 3: Настоятельно рекомендуется использовать дополнительные работы (с любыми компонентами), где с версии 1.8 либо менеджер назначает исполнителя на каждую работу, либо, непосредственно, в Коммуникаторе исполнитель выбирает себя сам, как на рисунке ниже:

Далее, покажем на примерах тонкости настроек отчета «Компоненты по исполнителям и статусам», с учетом того, что будем придерживаться вышеупомянутых правил.

ПРИМЕР 1 (Настройки по умолчанию)

Итак, сверху мы видим панель печати\экспорта и фильтрации отчетов. Перечислим элементы слева-направо: 1) Кнопки экспорта и печати; 2) Поля ввода начала и конца периода выборки *; 3) Список видов сортировки\группировки.; 4) Список исполнителей; 5) Опция выбора сумм по доп.работам; 6) Список статусов компонента; 7) Многовариантный чекбокс-список статусов заказов.

*Примечание: Показанные на рисунке параметры (кроме НП и КП) устанавливаются по умолчанию.

Охарактеризуем такой отчет:
1) Будут показаны все компоненты, с текущим статусом «ДИЗАЙН», направленные всем исполнителям с категорией аккаунта - ДИЗАЙНЕР. Также, важно подчеркнуть – Колонки «Препресс (С)» и «Препресс (Р)» содержат общие данные из соответствующих полей блока КАЛЬКУЛЯЦИЯ КОМПОНЕНТА - обратите внимание на верхний компонент, из заказа 12091:

2) Поскольку не выбран ни один из статусов заказа для фильтрации, то будут рассмотрены компоненты из всех заказов, кроме расчетного (статус «РАСЧЕТ» игнорируется в отчете).

ПРИМЕР 2 (изменены: исполнитель, статус компонента, статусы заказов)

Теперь зададимся целью подвести итоги работы конкретного дизайнера за месяц. Выставим соответствующие параметры в фильтре: НП: 1 ноября 2015; КП: 30 ноября 2015; Дизайнер «Сергей»; Статус компонента: «ДИЗАЙН ГОТОВ (был)»; Статус заказа: «ВЫПОЛНЕН» и «АРХИВ». Также не забудем установить опцию "Суммы по доп. работам", которая активизирует смену двух правых колонок на колонки с суммарными значениями тех дополнительных работ, в которых был отмечен наш исполнитель. Если же не устанавливать данную опцию, то суммы будут браться из полей в блоке "Калькуляция компонента", как на рисунке выше!

Дадим характеристику этому отчету:
1) Поскольку выбран конкретный исполнитель и выбран статус «ДИЗАЙН ГОТОВ (был)», то это значит следующее: будут выбраны только те компоненты, в которых статус «ДИЗАЙН ГОТОВ» в период с 1.11.2015 по 30.11.2015 установил в своем Коммуникаторе исполнитель «СЕРГЕЙ ДИЗАЙН».
Причем, текущий статус у этих компонентов может быть совсем другим (например, «ПОСТПРЕСС») – важен именно зафиксированный в базе факт, что в заданный период «СЕРГЕЙ» завершил работу над этими компонентами! В этом главное отличие фильтровых статусов с приставкой «был» от статусов с приставкой «текущий».

2) Что важно отметить еще раз – по причине выбора галочки "Суммы по доп. работам" – последние две колонки автоматически преобразовались в колонки «Доп. Работы (С)» и «Доп. Работы (Р)». Данные, представленные в них – это суммарные данные по себестоимости и розничной стоимости тех работ, которые выполнил наш исполнитель «СЕРГЕЙ ДИЗАЙН» (см. Правило №3).

3) Вдобавок, мы еще установили статусы заказов «ВЫПОЛНЕН» и «АРХИВ», отсекая те заказы, которые находятся, например, еще в стадии «ОЖИДАНИЯ ОПЛАТЫ» или, скажем, «ПРОИЗВОДСТВО». Иными словами, мы хотим видеть компоненты только из полностью завершенных заказов.
Однако, мы видим, что встречаются и «нулевые» по суммам строчки. Что сигнализирует нам о том, что, возможно, либо менеджер не назначил исполнителя, либо исполнитель забыл себя отметить в допработах. Хотя, вполне возможны и такие ситуации, например - дизайнер всего лишь проверил макет на соответствие печати, «прогнав» через Коммуникатор данный компонент, не принимая участия в каких либо «платных» дополнительных работах…

В конечном итоге, если менеджер и наш исполнитель прилежно и своевременно выполняли правила, описанные в начале статьи, то сгенерированный отчет вполне может дать нам правдоподобные итоговые суммы. Что может являться основой для расчета заработной платы сотрудникам-исполнителям.

Продолжение следует…